中小企业数字化信息系统的现状和完善措施

摘    要:该文主要针对中小企业ERP应用展开研究,先阐述了其功能和重要性,然后基于中小企业ERP应用现状,重点阐述了几点改进措施,主要包括提高企业管理层的高度重视、加强数据和人才储备工作、加大ERP系统财务管控力度、灵活运用多种应用方式等,旨在充分发挥出ERP系统的应用功能与价值,从而促进中小企业的健康发展与进步。

关键词:中小企业; ERP; 应用;

  随着市场经济不断发展,传统制造业向信息化、智能化转型成为企业发展必然方向。ERP系统模块化、功能性、集成化、灵活性、开放性、用户友好等特点深受中小企业欢迎。ERP系统可以为企业强化管理模式与制度,严格控制生产成本、规范生产流程、加强时间进度管理、人员管理等,还可以不断提高中小企业内部管理水平,将各项资源整合在一起,给予决策者强力的数据支持,从而为中小企业的发展保驾护航。

1、 ERP系统的功能分析

(1)后勤管理。包括生产计划管理(PP)、物料管理(MM)、设备管理(PM)、质量管理(QM)、销售与分销管理(SD)。生产计划管理包括生产主数据、生产计划、销售与运作计划、物料需求计划、车间现场管理、产能计划等。物料管理包括主数据、采购管理、库存管理、服务管理等。设备管理包括设备主数据、预防、预测性维护、维修工单、实物管理和一体化管理、分析。质量管理包括采购、仓库、生产、交货管理。销售管理包括售前活动、销售订单处理、库存资源、装运、开票、付款等。在获取信息方面,传统人工手段很难对市场消费者的资源情况全面了解,且适用性不足,不利于后续销售资源管理水平的提升。所以应借助ERP销售与市场管理类功能,比如借助网络手段,可以有效集成消费者反馈的信息[1],导入ERP后,可以充分掌握消费者的需求取向,合理统筹和规划销售资源,充分满足消费者需求。

(2)财务管理。包括财务会计(FI)、财务控制(CO)、资金管理(TR)、项目管理(PS)。企业的财务预算、现金管理、生产成本控制、费用管理、项目的全程管控、获利能力分析等是企业持续发展的根本保证。ERP系统对于账目的处理,财务的各项成本费用控制、资金管理等模块都有严格的流程控制,并与物料、销售、资金管理、生产计划、成本控制、应收应付账款、工厂维护、项目管理等模块集成,为企业决策者提供强有力的数据支持。

(3)人力资源管理。包括人事管理(HR)。ERP系统中HCM包含人才招聘、劳动力管理、人才管理、劳动力计划和分析。HR模块包括人事计划与发展、人事管理、薪酬等。

(4)综合管理。包括工作流程管理(WF)、行业解决方案(IS)。

2、 中小企业数字化信息系统应用的重要性分析

2.1 有利于企业竞争实力提升上来

  由于产品周期不断缩短,原材料和劳动力成本明显上涨,而且客户需求也具有高度的差异性和个性化,一定程度上加剧了中小企业的竞争压力。借助ERP系统的实施,在提高中小企业竞争实力方面发挥着重要作用,其中,可以对市场与生产之间的均衡性予以协调,为制定生产计划提供有力依据,防止生产过程和多变的市场之间出现失衡现象。与此同时,借助ERP系统,还可以不断提高各职能部门和生产流程之间关系的协调性[2],确保二者保持高度的统一,共同致力于生产效率的提升,将生产成本控制在合理范围内,从而确保产品竞争优势的充分发挥。此外,在一个供应链中,涵盖着供应商、制造商以及分销商等,可以不断提高信息共享水平,确保企业竞争实力的稳步提升。

2.2 有利于利用信息资源创造价值

   在信息化时代出现后,社会大众往往借助数据,以此来进行规划与决策,而且对于数据库的完整性也有着较高的重视程度。借助ERP系统,可以为企业构建信息化共享平台提供有力扶持,不断提高数据传递和更新效率,防止信息闭塞现象的出现。同时还可以不断提高信息资源利用效率,进一步改善企业销售、管理等一系列活动。

  此外,对于中小企业来说,要想不断提升科学化管理水平,应提高对信息技术的高度重视。在信息化管理系统中,ERP系统占据着重要地位,其现代性和创新性特点突出,是中小企业走向现代化、管理化的重要一大标志[3],通过ERP系统的应用,可以有效提高企业管理方式的科学性和合理性,将企业管理体系优化至最佳。

3、 中小企业数字化信息系统应用现状分析

3.1 企业管理者的重视程度不足,员工抵触情绪严重

  在企业发展整个过程中,企业内部管理层扮演着重要角色,对于企业发展具有很大的引导性作用。特别在现代信息化时代出现后,市场环境变化莫测,在现代市场中,如果中小企业市场动向不足,极容易对自身发展造成阻碍,所以中小企业要想获得长足的发展与进步,企业领导层必须要充分发挥出自身的作用和职能。员工习惯了传统的思维模式,对于新的事物比较抵触,在ERP项目推进工作中,以各种理由消极怠工,阻碍EPR项目的实施。同时一些企业管理层也没有深入了解ERP实施的基础层面,与公司重要部门尚未针对ERP实施进行有效商讨,其沟通力度严重缺失,所以对于ERP的实施方案造成了严重阻碍。

3.2 专业人才培养力度有待提升

  在中小企业不断发展过程中,人才缺失问题越来越严重,对其原因进行分析,主要是因为中小企业规模和组织模块较少,所以在开发项目过程中,人才不足问题经常出现。在企业内部中,虽然操作人员企业管理方面的知识有着较高的掌握水平,但是对于ERP系统的了解程度比较低[4],再加上一些人员自主学习热情比较弱化,使ERP系统的应用备受阻碍。所以要想促进ERP的顺利实施,必须加强对专业人才培养的高度重视,尤其是对于ERP系统开发人员的培养人员更应加大培养力度,对ERP系统进行灵活操作与运用,从而给予系统安全运行一定的保障。

3.3 财务管控力度不高

  在ERP系统操作中,对于中小企业的要求越来越高,尤其在企业财务管理这一方面,但是在实际上,一些企业财务管理与控制力度明显不足,主要体现在:首先,ERP系统具有高度的自动集成化,部分环节的审查机制并不完善;其次,在权限管控方面,其松散现象比较严重,而且ERP系统下,虽然不同工作岗位的操作权限并不相同,可以有效运转会计信息化,但是在权限开通问题上,职责问题仍然比较混乱化。由此可见,中小企业必须要加大财务管控力度,为ERP系统操作提供有力扶持与支撑。

4 、中小企业数字化信息系统应用现状的改进措施

4.1 提高企业管理层的高度重视,建立学习型企业

  在项目实施过程中,企业管理层的扶持非常重要,所以要想促进ERP项目的顺利实施,提高管理层对项目扶持不容忽视。在实施ERP系统过程中,必须要符合企业信息化发展目标,基于企业发展战略视角出发,将ERP项目实施落实下去。所以对于企业管理层来说,在ERP项目实施前[5],应从企业自身实际情况出发,对企业实际需求予以明确化,以此来合理规划ERP的实施过程。同时,在项目规划过程中,应注重企业内部环境、市场外部环境的合理规划,旨在明确企业未来发展方向。在企业中应该提升每个员工的学习热情,敢于使用先进的管理技术,对于新鲜事物不断的学习,构建学习型企业。

  此外,企业管理层应加大ERP项目资金扶持力度,加强外部相关优惠政策的利用,将融资渠道拓展开来,获取充足的外部资金,注重自身经济实力的提升,激励员工积极性为提高企业经济利润创造有利条件。

4.2 加强数据和人才储备工作

  通常来说,软件和数据,为ERP系统实施的必备条件之一,而重中之重是实施过程,所以在ERP实施过程中,应发挥出数据的支撑性作用,给予应用效果有力扶持。企业要将数据收集工作落实下去,为ERP的有效运行奠定基础,同时还要严格控制数据的质量,企业内部各个部门应注重提供充足准确的数据,为最终审核提供有力依据。

  在ERP实施系统过程中,人才准备工作的开展也是必不可少的,所以相关专业人才应积极投身于ERP系统的运行过程[6],定期开展一系列的培训活动,如专家讲座、课程再培训以及现场指导等,体现出培训的针对性和可执行性等原则,培育一批高质量的ERP系统操作管理队伍。针对ERP系统管理下的企业员工,应对ERP系统应用培训活动实施普及化,紧密融合ERP与企业员工业务板块,确保高度的融合效果,防止脱离现象的发生。

4.3 加大ERP系统财务管控力度

  首先,要注重多方参与监督,做到相互制约、相互促进。其中,应合理安排ERP系统财务管理的职务,防止“不相容职务”现象的发生。而且还要加强多种不同角色的设置,充分激发企业员工的自觉性。与此同时,要加强沟通与监督机制的构建,企业内部各个部门之间要保持密切的联系、沟通,做好相互监督、相互制约,此外,还要基于跨部门视角,不断完善其监督体系,实现多方监督氛围的顺利构建,进一步强化财务管理与控制力度。

  其次,明确自身权责范围,加强权限管理。借助ERP系统的应用,旨在确保分工与管理的明确化,充分发挥出管理模式的精细化价值。在具体实施过程中,应贯彻落实好“职责分离”原则[7],与财务管理工作结合在一起,也就是说,员工在请求开通某功能的权限时,该功能的使用权限仅仅为该员工,并不适用于企业的全体员工,其可针对性特点显着,可以有效防止恶意篡改或者盗窃等不良行为。

4.4 灵活运用多种应用方式

 1)ERP的成本计算

  首先,在中小企业成本计算方面,必须要基于同一成本环境,明确所有主体,为计算工作的开展奠定基础。其次,对于成本计算人员来说,应统筹规划好所有主体的信息,促进计算工作的顺利进行,同时还要加强信息的预先分析,对成本后续支出情况予以明确化,为成本支出结构、涨跌情况等顺利获取提供便利性。最后,在调整决策方面,要密切结合成本支出结构[8],也就是说,借助成本计算,如果成本支出结果后总成本的合理性欠缺,工作人员必须要及时调整方案,其中,相关人员要注重将ERP系统的信息化功能发挥出来,合理分类好同一成本环境中所有主体信息,然后择优选取。

 2)ERP的人力资源管理

  首先,要对当前人力资源总量进行合理统计分析,也就是统计好当前企业所有就职人员,同时结合岗位定义,合理分类不同人员,促进后续工作的顺利进行。其次,应对某类人力资源的涨跌情况进行统计,也就是说,在中小企业不断运行过程中,人力资源增长、下跌情况极为明显,但是如果增长、下跌过于严重,极容易增加企业人力成本,所以企业应严格管理人力资源,通过ERP系统的登记功能,准确统计和分析当前人力资源总量[9]。如所有在职人员应加强ERP系统档案的构建,借助系统就职、离职功能,合理统计某类人力资源的涨跌情况,如果增长幅度过于明显,代表企业可以停收该类人员,反之,如果下跌幅度明显,代表企业应加大该类人员的招收力度。

5、 结束语

  综上所述,对于中小企业来说,要想获得较高的竞争优势,必须加强ERP系统的灵活运用,高度符合企业管理内在需求,不断提高企业管理质量,借助ERP系统的灵活运用,推动中小企业走向信息化、可持续化发展之路。